Cómo optimizar la gestión de pagos en tu club

Los contratiempos en la administración del cobro a socios e invitados puede impactar de lleno en las cuentas del club. Conocé algunas recomendaciones que pueden ayudarte a minimizarlos.

Los clubes deportivos dependen en gran medida de los ingresos que generan a partir de sus socios e invitados. Sin embargo, la gestión del cobro de las cuotas y las entradas puede ser un desafío, y cuando no se administra correctamente puede afectar negativamente a la salud financiera del club. 

¿Cómo evitar los problemas más comunes que se presentan en este aspecto? En este artículo, te ofrecemos algunos consejos prácticos para optimizar el proceso de cobranza, y te mostramos las ventajas que tienen los métodos de pago actuales, como las billeteras virtuales y los pagos con QR.

Los tipos de pago más utilizados: ventajas y desventajas

Cuotas, entradas, merchandising: cada club tiene su oferta y con ella, la necesidad de cobrarle a socios y particulares de manera ágil y ordenada. Por eso, es muy probable que ya estés utilizando no una, sino varias de las formas de pago que listamos debajo:

• Efectivo en la sede del club. 

• Transferencias desde banco o billetera virtual.

• Débito automático.

• Pago con QR.

• Pago a través de Pagofácil o Rapipago.

• Pago online con tarjeta o billetera virtual.

Y está claro que cada una presenta ventajas y desventajas, tanto para los usuarios como para quienes se ocupan de administrar los cobros. Hagamos un breve repaso de cada una.

Pago en efectivo: Es una forma de pago fácil y cómoda, que no genera comisiones ni intermediarios. Sin embargo, implica tener que manejar grandes cantidades de dinero en efectivo, lo que puede ser riesgoso, difícil de controlar y poco práctico para los socios que prefieren usar otros medios de pago más modernos y seguros.

Transferencia desde banco o billetera virtual: Es una forma de pago rápida y segura, que permite a los socios pagar desde cualquier lugar y momento, sin tener que desplazarse al club o llevar dinero en efectivo. Además, facilita la gestión contable y el registro de los pagos. No obstante, puede implicar el pago de comisiones por parte del club o de los socios, según el tipo de servicio que se utilice.

Débito automático: Es una forma de pago cómoda y eficiente, que evita el olvido o la demora en los pagos, y que garantiza una mayor fidelización de los socios. También reduce los costos administrativos y operativos del club, al simplificar el proceso de cobro. Sin embargo, requiere que los socios autoricen el débito de sus cuentas bancarias o tarjetas, lo que puede generar desconfianza o rechazo en algunos casos. Además, puede haber problemas de devoluciones o rechazos por falta de fondos o errores en los datos.

Pago con QR: Es una forma de pago innovadora y ágil, que permite a los socios pagar con su teléfono móvil, escaneando un código QR que el club puede generar y mostrar en su página web, redes sociales, carteles o facturas. Es un método seguro, que no requiere el uso de datos bancarios o personales, y que puede integrar diferentes opciones de pago, como tarjetas, billeteras virtuales o cuentas bancarias. No obstante, puede tener algunas limitaciones, como la necesidad de tener conexión a internet, la compatibilidad con las distintas plataformas de pago o la falta de conocimiento o uso por parte de los socios.

Pago a través de Pagofácil o Rapipago: Es una forma de pago accesible y confiable, que permite a los socios pagar en efectivo o con tarjeta en una amplia red de puntos de cobro, como kioscos, farmacias, supermercados o estaciones de servicio. Es un método que ofrece facilidad y seguridad, al no requerir el uso de datos bancarios o personales, y que genera un comprobante de pago. Sin embargo, implica el pago de una comisión por parte del club o de los socios, según el convenio que se establezca. Además, puede ser engorroso o incómodo para los socios que tienen que desplazarse a un punto de cobro, o que prefieren usar otros medios de pago más rápidos y cómodos.

Pago online: Es una forma de pago moderna y conveniente, que permite a los socios pagar desde su ordenador o dispositivo móvil, accediendo a una plataforma de pago online que el club puede integrar en su página web o enviar por correo electrónico (muchas veces, la pasarela de pagos es la de una billetera virtual). Es un método que ofrece rapidez y seguridad, al usar sistemas de encriptación y protección de datos. Además, puede ofrecer diferentes opciones de pago, como tarjetas, billeteras virtuales, transferencias o pagos con QR. No obstante, puede implicar el pago de comisiones por parte del club o de los socios, según el proveedor de pago que se elija. 

La pregunta es, ¿cómo ordenamos todo esto?

En Argentina, el auge de las billeteras virtuales ⏤con Mercado Pago a la cabeza⏤ ha hecho que muchas instituciones deportivas comenzaran, de a poco, a integrar medios de pago digitales que resultan más sencillos para los socios. Sin embargo, eso no necesariamente se traduce en una gestión más eficiente desde el punto de vista del club.

Por ello, más allá del método que utilices, es muy importante trabajar con un sistema de gestión de clubes como Clupik que integre todos tus medios de pago y te permita darle un mejor seguimiento a cada transacción.

Al digitalizar los cobros en tu club, podés elegir entre las diferentes formas de pago para que los usuarios paguen de la manera que les resulte más cómoda, sin por eso crear un desorden en las cuentas de la institución. Una plataforma como Clupik te ayuda, incluso, a controlar los cobros de forma centralizada, con registro automáticos de inscripciones, cuotas, entradas, compras en la tienda y más.

Adicionalmente, no solo podés manejar los cobros, sino que tenés un apartado específico para gestionar toda la contabilidad del club. De esa manera, centralizás todos los movimientos contables del club en una sola herramienta y controlás tus cuentas con información detallada y organizada a tu medida.

Clupik funciona muy bien con billeteras virtuales como Mercado Pago, pero también integra otros medios de pago para que puedas ofrecer una solución a cada necesidad. Te ayuda a gestionar cobros únicos o recurrentes, conocer en tiempo real quién pagó y quién no, y más. El objetivo es, en definitiva, ayudarte a reducir el tiempo que inviertes en estas gestiones. 

Gestioná mejor con Clupik

Clupik es el sistema de gestión de clubes más utilizado de Argentina, elegido por instituciones de todos los tamaños y características. La clave de su éxito está en que te ayuda a gestionar mejor: no solo los pagos, sino todo lo que tenga que ver con la administración de un club deportivo. Es una solución completa, flexible y muy poderosa para quienes buscan impulsar la transformación digital de su club.

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